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Cases

Integra MS: ferramenta de trabalho, conectividade e colaboração

1. CONTEXTO
Em razão de sua amplitude e dimensão nacionais, o Ministério da Saúde (MS) sempre se defrontou com um desafio estrutural: estabelecer um relacionamento efetivo, ágil e uniforme para, além de integrar, estimular que as ações e atividades de seus mais de 17 mil trabalhadores – entre servidores, estagiários, bolsistas e terceirizados – ocorram em sintonia e sincronia em prol da maximização dos resultados. Essa circunstância levou a Assessoria de Comunicação do Gabinete do Ministro (ASCOM) – por meio da FSB Comunicação – a reavaliar a forma e a linguagem utilizadas pelos atores responsáveis pela comunicação organizacional do órgão.

A partir das avaliações realizadas e da percepção interna dos atores principais desses processos – especialmente quanto às necessidades e potencialidades das ferramentas e do modelo de comunicação até então adotados -, a FSB Comunicação concluiu que, entre os meios existentes (sistemas internos, memorandos, correios impresso e eletrônico, e-mail marketing, boletins, dentre outros), a intranet gerida pela Ascom, conhecida por Intra Saúde, seria a plataforma de comunicação interna mais adequada para contribuir para a disseminação das informações de forma oportuna, tempestiva e consentânea a todas as unidades do MS no Brasil, desde que desenvolvesse um novo modelo de atuação.

Três problemas importantes foram mapeados na intranet até então vigente:

● Integração quase inexistente: barreiras tecnológicas impediam o acesso à Intra Saúde por todas as unidades do MS no Distrito Federal e nos 26 Núcleos Estaduais;

● Mensagens não equalizadas: outras 20 intranets com formatos e linguagens independentes coexistiam com a Intra Saúde;

● Sentimento de não pertencimento: a intranet não estimulava a participação dos trabalhadores por ser desprovida de recursos e estratégias de engajamento; além disso o conhecimento gerado e compartilhado vertia apenas de níveis hierárquicos superiores para os inferiores.

2.CENÁRIO
Diante de um modelo de comunicação interna praticamente unilateral, de uma ferramenta obsoleta e de uma conjuntura político-econômica pouco favorável à aquisição de uma nova intranet, a FSB Comunicação enxergou uma oportunidade em outra plataforma de comunicação corporativa já existente no MS e que precisava ser alavancada; implantada no MS desde 2011, a Rede CorpSUS ainda não conseguira se firmar como um instrumento de uso universal sequer no Distrito Federal, onde seu uso foi mais estimulado.

Como essa plataforma tinha potencial para se transformar em uma nova ferramenta capaz de aperfeiçoar os processos internos de comunicação e de trabalho, a ASCOM, por meio da FSB Comunicação, fez um projeto de comunicação colaborativa, que fundiria no mesmo ambiente a nova intranet e a Rede CorpSUS. Para isso, firmou parceria com o DATASUS (Departamento de Informática do SUS) e sua contratada XYS Interatividade para o desenvolvimento de uma ferramenta de comunicação interna eficiente a partir da plataforma existente. Esse foi o pontapé inicial para o nascimento da Integra MS.

3. DESAFIOS E OBJETIVOS
Batizada de Integra MS, a nova ferramenta de comunicação interna deveria ser desenvolvida tendo como pilares as seguintes frentes de atuação: colaboração, integração, capilaridade, diversificação de conteúdo e serviços, sintonia de objetivos e sincronia de ações e meios. Para isso, era necessário:

a) Promover a integração nacional, possibilitando a interação do MS com todos os seus trabalhadores no país e, ao mesmo tempo, estimulando o relacionamento entre eles e o compartilhamento de suas experiências;

b) Engajar e valorizar os trabalhadores do MS, por meio de recursos que permitissem a participação individual e coletiva, sendo o conhecimento gerado compartilhado e socializado tanto por gestores quanto por trabalhadores;

c) Homogeneizar e sintonizar as mensagens às necessidades e interesses dos usuários, unificando as intranets do MS em uma única plataforma, que propiciaria a comunicação global de informações equalizadas e em tempo oportuno;

d) Descentralizar a gestão da informação para áreas estratégicas, para que a intranet fosse compartilhada com as demais unidades organizacionais do Ministério da Saúde, conferindo assim maior diversificação de conteúdo e riqueza de informações;

e) Fornecer facilidades e serviços para o aperfeiçoamento das atividades, para que a nova intranet fosse uma ferramenta útil de trabalho, com recursos que estimulassem sua utilização nos afazeres cotidianos da rotina funcional.

4. RESULTADOS
A Integra MS obteve resultados positivos já nos cinco meses iniciais de operação. Os dados abaixo são referentes ao período entre janeiro e maio de 2017:

● Pela 1ª vez, a intranet do MS é acessada por todas as unidades do MS no Brasil e soma 5,2 milhões de acessos.

● O cadastro é expressivo, tendo contemplado 44,18% (7.512) do total de trabalhadores (17.000, segundo o MS) das unidades do DF e dos 26 Núcleos Estaduais;

● Deve ser observado que não há expectativa de se obter 100% dos trabalhadores cadastrados, pois uma parcela deles não utiliza acesso digital de forma regular em seu ambiente de trabalho. Calcula-se que cerca de 12 mil pessoas podem ser atingidas pela intranet, ou seja, o cadastro já teria atingido 63% do público potencial em apenas cinco meses.

● Os trabalhadores usam ativamente a intranet. Em maio, 85% (6.450) dos usuários cadastrados (7.512) acessaram a Integra MS para desenvolver alguma atividade;

● Na média de maio, 4.800 pessoas por dia buscaram informações e/ou utilizaram os recursos disponíveis;

● Os trabalhadores criaram 99 Espaços de Trabalho Colaborativos nos cinco meses iniciais de operação da ferramenta.

● Compartilhadas na timeline da capa por trabalhadores e gestores, as informações geradas ganharam mais visibilidade e aproveitamento;

● A descentralização da gestão da informação para 19 áreas do MS diversificou o tipo de conteúdo e o volume oferecidos.

5. AVALIAÇÃO
A Integra MS modernizou, democratizou e capilarizou o uso da intranet. Com a ferramenta em plena atividade, a média mensal de páginas acessadas (pageviews) foi de 1 milhão, considerando o período entre janeiro e maio de 2017; nesse último mês, a média de páginas vistas por usuário foi de 119. A nova ferramenta também criou condições para que os trabalhadores se mantenham alinhados às mensagens de cunho institucional, funcional, organizacional e noticioso na rapidez e tempestividade, na intelecção e propagação, e, especialmente, na simplicidade e acessibilidade que os meios digitais normalmente propiciam.

Com a gestão compartilhada das informações antes concentrada na ASCOM, a Integra MS mais que dobrou o número de notícias publicadas (média mensal de 284), na comparação com a Intra Saúde (média mensal de 107) – a intranet anterior -, o que foi garantido pelo engajamento e colaboração das áreas gestoras.

Ainda no eixo colaboração, os trabalhadores do órgão também tiveram papel relevante, já que, em apenas 5 meses – de janeiro a maio deste ano-, criaram 99 Espaços de Trabalho, número 29% superior à média anual (76,5) obtida pela Rede CorpSUS no decorrer de 5 anos, entre 2011 e 2016. Esse resultado evidencia a possibilidade concreta de que, no final dos 12 primeiros meses de operação, a utilização anualizada alcance resultado 210% superior ao obtido pela ferramenta anterior.

O resultado da Integra MS direciona a nova intranet para a desejada proposta de instalar no Ministério da Saúde um modelo de comunicação colaborativo. Hoje, os trabalhadores do MS possuem o que não dispunham antes: autonomia e condições para contribuir diretamente com a instituição pela criação, oferta, discussão, participação e compartilhamento de informações, propostas e soluções para os desafios cotidianos.

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